Acceso y seguridad de los datos en la oficina móvil del Freelance

Tabla de contenidos

• La necesidad del freelance de acceso constante a sus datos
  • Soluciones a la oficina móvil del freelance
• Métodos para tener nuestros datos seguros y sincronizados
  • Memoria USB
  • Almacenamiento en la nube (Cloud Storage)
  • Red Privada Virtual (VPN)
    
  • Conexión de escritorio remoto (o Acceso remoto)
• Conclusiones

La necesidad del freelance de acceso constante a sus datos

Como freelances “tecnológicos”, muchas veces nuestra oficina se encuentra en donde estemos en ese momento, ya sea en las dependencias de un cliente, asistiendo a una presentación, participando en algún evento, admirando el paisaje a través de la ventana de un tren o en una solitaria y acogedora habitación de hotel.

Sin embargo, aunque no estemos en nuestro despacho-rincón particular, tenemos la misma necesidad de una conexión rápida a Internet y poder disponer de todos los ficheros de datos relacionados con nuestra actividad y de las tareas que tengamos en curso.

No solo para poder trabajar en nuestros proyectos, sino para atender a los clientes si nos hacen alguna consulta o se produce una incidencia que requiere nuestra inmediata intervención.

Normalmente, la conexión a Internet la tenemos asegurada gracias a nuestros móviles y tabletas, con transmisión a alta velocidad 3G o 4G, que nos permite leer y responder los correos electrónicos, además de mantener actualizados nuestros perfiles en las Redes Sociales.

Sin embargo, la solución para acceder a nuestros ficheros de datos, y ejecutar las aplicaciones para manipularlas, no lo olvidemos, no es tan obvia como pueda parecer a primera vista.

Muchos freelances lo solventamos con un portátil que es el “centro de nuestra organización”, donde tenemos instaladas todas las aplicaciones que utilizamos y están almacenados todos los ficheros de datos de nuestros clientes y de nuestra propia gestión corporativa y comercial.

De esta forma, allá donde vayamos, llevamos todo lo necesario para nuestro trabajo con nosotros… Fácil y obvio, sí, pero también muy peligroso:

No podemos confiar toda nuestra organización sobre un único y solitario portátil, que puede estropearse, sufrir un percance durante un viaje o que lo perdamos o lo roben.

Podemos tener copias de seguridad, sí, pero si el portátil es irrecuperable, perderemos todas las modificaciones que habíamos hecho a nuestros datos desde la última copia de seguridad. Quizás incluso días de duro trabajo y dedicación (por ejemplo, durante un viaje).

Incluso en el caso de que el portátil no fuera nuestro ordenador principal, sino que tenemos un ordenador de sobremesa como centro de gestión de nuestro trabajo, siendo el portátil una herramienta de apoyo, esto no solventa el problema de que perderemos los ficheros actualizados del portátil.

Es más, tener dos ordenadores de trabajo introduce un nuevo problema en la ecuación: debemos asegurarnos, casi diariamente, que los datos entre el ordenador principal y el portátil estén sincronizados y siempre actualizados con la información más reciente.

Esbozado hasta aquí el problema de la “oficina itinerante” del freelance, ¿qué soluciones tecnológicas nos proporciona el mercado?

 

Soluciones a la oficina móvil del freelance

Afortunadamente, disponemos de diversas opciones que nos permiten tener acceso constante a nuestros datos, e incluso aplicaciones del ordenador principal si disponemos de uno, al tiempo que mantiene la integridad y seguridad de los ficheros de datos cuando nuestro portátil de trabajo ha sufrido algún percance.

A continuación, os enumero las distintas soluciones que he utilizado, y sigo utilizando, para mi equipamiento, consistente en un ordenador principal (un ordenador de sobremesa de buenas prestaciones) y un portátil, menos potente:

• Guardar los datos actualizados en un dispositivo de memoria USB de alta capacidad. Puede parecer una solución arcaica pero, como veremos, tiene sentido en algunas situaciones muy habituales para el trabajador itinerante.
• Tener los datos sincronizados con un servicio de almacenamiento en la nube, de forma que los datos se actualizan automáticamente en la nube en el mismo momento que los modificamos. Los proveedores más conocidos de este tipo servicio son Google Drive y Dropbox.
• Montar una red privada virtual (VPN, Virtual Private Network) y conectar nuestro portátil. Básicamente, una VPN simula que dos o más ordenadores remotos estén conectados entre sí a través de Internet como si estuvieran en la misma red local, pudiendo compartir, por ejemplo, sus datos. Aunque Windows incluye este servicio, su configuración es algo compleja, así que veremos otra solución VPN, de Hamachi, que en Wikipedia tiene una explicación sobre qué es y cómo funciona su servicio de VPN’s.
• Conexión de escritorio remoto, que consiste en conectarnos a nuestro ordenador principal a través de Internet y trabajar con él desde el portátil; es decir, como si estuviéramos delante del ordenador. Windows también incluye un servicio básico de escritorio remoto, pero solo en redes locales, así que deberemos utilizar una aplicación especializada, como UltraVNC o cualquiera de las implementaciones de VNC.

La elección de un sistema u otro depende de nuestros gustos y necesidades. Por ejemplo, si solo utilizáis un portátil, no tiene mucho sentido que instaléis una VPN o un escritorio remoto, pero casi imprescindible si tenéis un ordenador principal de trabajo.

En mi caso, yo siempre tengo dispuestos los cuatro métodos. Lo veréis exagerado, pero me gusta estar preparado para cualquier contingencia y, cuando estás en modo itinerante, puede pasar de todo. Y, cuando de datos se refiere, más vale prevenir que lamentar.

 

Métodos para tener nuestros datos seguros y sincronizados

Veamos ahora en más detalle y por orden de complejidad, las cuatro opciones que os adelantaba en el apartado anterior, con sus características, necesidades especiales de instalación o configuración y sus ventajas e inconvenientes.

De estas cuatro soluciones, las más básicas (memoria USB y almacenamiento en la nube) apenas presentan dificultades técnicas, salvo algunas precauciones elementales de uso para asegurar que nuestros datos actualizados estén siempre sincronizados correctamente.

Las soluciones más avanzadas (VPN y escritorio remoto) pueden suponer una pequeña dificultad inicial para instalarlas en nuestros equipos, sobre todo si no tenemos algunas nociones técnicas sobre redes, porque puede involucrar configurar varios dispositivos de nuestra red.

 

Memoria USB

Poco se puede decir de cómo utilizar una memoria USB: pinchar… ¡y listo! La principal dificultad está en acertar a la primera la colocación del conector 😉

Ahora bien, cuando utilizamos una memoria USB como respaldo de los datos que hemos modificado en el portátil, debemos tomar dos precauciones básicas:

• Copiar los datos modificados del portátil a la memoria USB cuando terminemos nuestra tarea.
• No dejar atrás ninguno de los ficheros que hayamos modificado.

Podemos optar por hacerlo manualmente, a través de un simple Copia y Pega en el Explorador de Windows, pero a poco que tengamos muchos ficheros y una estructura de directorios un poco compleja, puede convertirse en una tarea tediosa y proclive a errores.

Y, con nuestros datos, estos errores pueden pagarse muy caro.

Por eso, prefiero utilizar una aplicación de comparación y sincronización de carpetas y ficheros, que automáticamente y en pocos segundos (depende de la cantidad de datos que tengáis) compara la estructura de carpetas y el contenido de ficheros entre dos dispositivos de almacenamiento; en este caso, el disco duro del portátil y la memoria USB.

La mayoría de este tipo de herramientas no tiene una versión gratuita, sino de prueba, pero existe una aplicación Freeware, WinMerge, con un interface de usuario bastante sencillo de utilizar, aunque no tan versátil como las de pago. Si os decantáis por una aplicación de pago, Beyond Compare proporciona una magnífica relación entre funcionalidad, prestaciones e interface de usuario amigable:

 

Con esta aplicación, la única precaución que debemos tener es ejecutarla cuando hayamos terminado nuestras tareas. Entonces, deberemos esperar que haga la comparación, revisar el informe de la comparación por si acaso nos hemos dejado algo fuera y, si todo está correcto, lanzar la sincronización, para que la aplicación copie sólo los ficheros modificados a la memoria USB… Todo en apenas unos 3-4 clics de ratón.

Como veis, un sistema muy sencillo, sin complejidad técnica, pero en el que nosotros somos los responsables de realizar y completar la sincronización de los datos modificados.

 

Almacenamiento en la nube (Cloud Storage)

Como habéis visto, la principal novedad, por llamarlo de alguna forma, de utilizar una memoria USB para salvaguardar nuestros datos consiste en utilizar una aplicación de comparación y sincronización de carpetas y ficheros, en vez de confiar en nuestra (falible) memoria para copiarlos nosotros mismos.

El método de almacenamiento en la nube que vamos a utilizar se basa en principios similares a la memoria USB:

• Tener los datos guardados en dos dispositivos de almacenamiento distintos y separados.
• Sincronizar solo aquellos datos que modifiquemos en el dispositivo local (es decir, el disco duro del portátil).

La diferencia fundamental entre utilizar una memoria USB y el almacenamiento en la nube está en cómo aplican ambos principios.

Así, mientras que con la memoria USB el dispositivo de almacenamiento y la aplicación de sincronización están directa y físicamente bajo nuestro control, con el almacenamiento en la nube ambos están bajo el control del proveedor del servicio, a través el software que suministra y que debemos instalar en el portátil.

En este sentido, Google Drive y Dropbox funcionan de forma muy similar y sus servicios gratuitos ofrecen casi las mismas características y prestaciones. La principal diferencia es que Google Drive ofrece 15 Gb de almacenamiento, mientras que Dropbox ofrece solo 2 Gb aunque ampliables hasta 18 Gb si lo recomendamos a otros usuarios y éstos lo instalan.

En mi caso, utilizo Dropbox porque llevo muchos años con él, prácticamente desde que salió al mercado, y me siempre me ha dado muy buen servicio, pero 2 Gb de partida se pueden quedar muy cortos hoy en día y conseguir Gigas adicionales a base de recomendaciones puede llevar algo de tiempo.

El procedimiento de instalación y configuración de este método es muy sencilla:

1. Descargar el software de instalación del proveedor elegido (Dropbox o Google Drive).
2. Ejecutar el software de instalación y seguir las instrucciones. Probablemente tengas que reiniciar el ordenador cuando termine la instalación.
3. Configurarlo para seleccionar la carpeta (normalmente, será tu carpeta principal con todos los datos) que quieres tener almacenada y sincronizada en la nube (almacenamiento del proveedor).
4. Ahora toca esperar, sobre todo si tienes varios Gigabytes de datos, puesto que el software debe copiar todos los ficheros de la carpeta a la nube.

Una vez terminado este proceso de copia, ya no tienes que preocuparte de nada: cada vez que modifiques cualquier de los ficheros dentro de la carpeta que has seleccionado, el software automáticamente actualiza los datos modificados a la nube:

 

A pesar de sus evidentes ventajas, este sistema presenta dos inconvenientes:

• La sincronización puede ser lenta dependiendo de la calidad de la conexión a Internet que tengamos. Pensad, por ejemplo, en un tren, donde pueden ser frecuentes los cortes de telefonía móvil. Nosotros podremos seguir trabajando (los datos también están en nuestro disco duro), pero los datos no estarán sincronizados hasta que no haya una conexión suficiente para subirlos todos a la nube.
• En caso de que estemos en una zona sin conexión a Internet (una zona rural, un avión o haciendo espeleología), la situación es aún peor, ya que los datos no empezarán a sincronizarse hasta que no entremos en un área con cobertura.

En ambos casos, el software del proveedor se encarga de gestionar la contingencia y sincronizar los datos tan pronto haya conexión o ésta lo permita pero, mientras tanto, solo tendremos una copia de los datos modificados: la de nuestro disco duro, con el riesgo que ya hemos visto que eso puede suponer.

Por tanto, es recomendable seguir teniendo una memoria USB de capacidad suficiente en nuestro bolsillo, para contemplar estos posibles escenarios en que los datos no pueden sincronizarse. Aunque solo sea por tranquilidad de espíritu.

 

Red Privada Virtual (VPN)

Hasta ahora, los dos métodos que hemos visto parten de una misma premisa: tenemos todos nuestros datos en el portátil, junto con un proceso que los salvaguarda en un dispositivo externo (sea local o almacenamiento en la nube).

Los siguientes dos métodos que vamos a ver parten de una premisa distinta: no accederemos y modificaremos los datos almacenados en el portátil, sino los que están almacenados en nuestro ordenador principal, resguardado en la inviolabilidad de nuestro sanctasanctórum.

Por tanto, partimos de un requisito imprescindible a partir de ahora: disponer de una conexión estable a Internet, preferiblemente de media o alta velocidad. Por ejemplo, la que tendríamos en un red wifi pública, privada o de un hotel. También serviría una conexión 3G o 4G en una zona con buena cobertura.

Como ya adelantaban en la introducción, una VPN (siglas de Virtual Private Network) consiste en simular una red local utilizando las conexiones remotas de Internet, de tal forma que los ordenadores conectados a esa “red local” (es decir, la VPN) pueden compartir recursos y datos entre ellos, tal como harían si estuvieran en una verdadera red local física.

Al igual que una red local física, los datos que circulan entre los dispositivos conectados a la VPN están ocultos a cualquier dispositivo que no forme parte de la VPN, con lo que su seguridad, integridad y confidencialidad están aseguradas.

Nosotros, como usuarios, tan solo debemos preocuparnos de instalar, activar y configurar el servicio. Y aquí empieza el primer pequeño escollo: la instalación y configuración no es tan directa y trivial como en los dos métodos anteriores, haciendo falta tener muy claros algunos conceptos sobre conectividad de redes, firewalls, NAT’s y routers.

Si todo te ha sonado poco menos que a chino, ten un poco de paciencia, porque en unas pocas líneas te daré una solución alternativa que no requiere tanto “palabro”.

Para aquellos que queráis meteros en la aventura de estos conceptos, os detallo, en líneas generales, los pasos que hay que seguir para instalar una VPN:

1. Seleccionar un ordenador como servidor de la VPN. Lo normal es que elijamos el ordenador principal de nuestro despacho hogareño, con una buena conexión a Internet.
2. Instalar y configurar este ordenador (al que llamaré servidor a partir de ahora) con el software necesario para que actúe como servidor de la VPN.
3. Casi con toda seguridad, la dirección IP de este servidor será dinámica; es decir, nuestro proveedor la puede cambiar en cualquier momento. Para poder montar la VPN, tendríamos que contratar un IP estática o, alternativamente, utilizar un servicio DNS para IP dinámicas (como DynDNS o no-ip) para asignar un nombre de dominio al servidor.
4. Configurar el servidor para atender peticiones a través de un determinado puerto.
5. Configurar el router (así como el firewall o el NAT, si los tenemos) para que permita accesos desde Internet a través de ese puerto.
6. Crear cuentas de usuario y seleccionar los recursos compartidos para restringir el acceso a los datos del servidor.
7. Instalar y configurar el resto de ordenadores (que denominaremos clientes) para que se conecten al servidor, a través de su nombre de dominio y puerto, utilizando una de las cuentas de usuario. Este paso depende estrictamente del software de VPN que utilicemos.

Como veis, el proceso puede ser bastante complejo, independientemente del software que utilicemos para crear la VPN. Aunque Windows dispone de un servicio preinstalado de VPN, su activación y configuración sigue necesitando la mayoría de estos pasos.

Ahora bien, para no rompernos la cabeza con tanto tecnicismo, existen soluciones que permiten conectar varios ordenadores a través de una VPN, pero sin necesidad de que instalemos y configuremos ningún servidor, sino a través de un servicio de alojamiento de VPN’s.

A diferencia de quienes usan la VPN de Windows, con ese sistema de configuración y gestión algo enrevesado, los que usan el VPN Hamachi tan solo deben instalar su software en todos los ordenadores y, a través de un panel de control centralizado, conectarlos todos como clientes de la misma VPN:

 

Una vez montada la VPN, sea con un servidor propio o con un proveedor externo, podremos acceder a nuestro ordenador principal y disponer de todos nuestros datos y actualizarlos directamente. De esta forma, siempre tenemos la tranquilidad de que están salvaguardados y a buen recaudo.

El único inconveniente (aparte de lo complicada que pueda ser la instalación si optamos por la VPN de Windows) es que necesitamos una conexión rápida y estable, por lo que deberíamos usarlo solo cuando tengamos una buena cobertura móvil o estemos en un lugar con una wifi de calidad.

 

Conexión de escritorio remoto (o Acceso remoto)

El último sistema que veremos da una paso más allá y, en vez de acceder a recursos compartidos en nuestro ordenador principal, desde el portátil abriremos una sesión de trabajo tal como si estuviéramos trabajando directamente en el escritorio del ordenador.

Es decir, todo lo que hagamos en nuestro portátil realmente lo estaremos haciendo en nuestro ordenador principal: podremos ejecutar sus aplicaciones, acceder al disco duro, ¡incluso utilizar su propia conexión a Internet!

Por ejemplo, muchos servicios de soporte técnico a usuarios utilizan sistemas de acceso remoto para acceder a los ordenadores de los clientes desde sus propias instalaciones y resolver las incidencias sin necesidad de desplazarse hasta las dependencias del cliente.

Ahora bien, para poder utilizar este sistema, hace falta no solo una conexión estable, sino bastante rápida, puesto que se transmiten varias veces por segundo la apariencia del escritorio remoto (la del ordenador principal), lo que consume mucho ancho de banda. Por este motivo, el servicio de escritorio remoto de Windows solo está disponible en redes locales y no sirve para nuestros propósitos.

Por tanto, deberemos optar por soluciones especializadas, de entre la que destacaría, por su versatilidad y prestaciones, UltraVNC. No es una herramienta estrictamente profesional (es Freeware), pero proporcionan servicios más que suficientes para un freelance:

 

La instalación y configuración de una conexión de escritorio remoto presenta los mismos problemas que vimos para instalar una VPN (esto es, tener IP estática, asignar puertos, configurar routers o firewalls, etc.), pero no existe ninguna alternativa “sencilla” similar al alojamiento de VPN’s de Hamachi.

Dada la relativa dificultad para instalarlo, quizás os preguntéis si tiene verdadera utilidad este sistema. En parte, tendríais razón. Para acceder exclusivamente a datos, una VPN es mejor solución, que no requiere tanto ancho de banda.

Pero si necesitáis hacer una tarea que consuma mucho tiempo de proceso (por ejemplo, generar un vídeo o compilar un aplicación Android), lo habitual es que nuestro ordenador de sobremesa sea mucho más potente que el portátil y tarde mucho menos. Además, mientras el ordenador está procesando esa tarea, nosotros podemos seguir trabajando tan ricamente y sin interferencias en el portátil.

 

Conclusiones

Muchas veces, la oficina del freelance está donde se encuentra el freelance y su portátil. Esto genera la necesidad de tener acceso constante a todos sus datos de trabajo, tanto de su propia gestión como de los clientes.

Por tanto, necesita tener todos los datos almacenados en el portátil para atender cualquier eventualidad, pero esta situación tiene sus riesgos, por cuanto cualquier avería o percance le haría perder toda esa valiosa información. Por tanto, siempre debe tener una salvaguarda o copia de seguridad a buen recaudo, ya sea en su despacho “físico” u otro lugar.

Sin embargo, esta salvaguarda no contiene las actualizaciones de esos datos que haga en el día a día, desplazándose o en viaje de trabajo.

En este artículo, hemos analizado cuatro métodos  para, por un lado, acceder a los datos que el freelance necesita tener para trabajar allá donde se encuentre, y, por otro lado, mantener una salvaguarda de los datos cuando los modifica en su portátil.

Cada freelance debe valorar, en función de las características de su infraestructura tecnológica (por ejemplo, velocidad de su conexión a Internet o disponer de uno o varios ordenadores de trabajo), qué combinación de estos métodos se adapta a sus necesidades de almacenamiento de dato y de procesamiento.

 

Y tú, como freelance, ¿utilizas alguno de estos métodos para tener acceso a tus datos y mantenerlos actualizados y sincronizados? ¿Cuáles utilizas más frecuentemente? ¿Utilizas sólo uno o más de uno, “por si acaso”?

Imágenes: freepik, elaboración propia.